Finance
Les frais de vos équipes, de la saisie au remboursement
Enregistrez les dépenses avancées par vos employés, faites-les approuver et suivez leur remboursement : chaque étape est tracée.
L'application Notes de frais trace les dépenses professionnelles avancées par vos employés, ou réglées directement par l'entreprise : transport, repas, fournitures… Chaque note suit un circuit précis, de la saisie au remboursement, et garde son justificatif.
Une personne habilitée aux RH saisit la note pour l'employé concerné : catégorie, montant, date, mention « TVA comprise », qui a payé et description, avec la photo du reçu ou un PDF. La note est soumise, puis approuvée ou refusée. Si l'employé a avancé l'argent, la note approuvée est marquée « Remboursée » une fois le remboursement effectué.
Les notes s'appuient sur les fiches de l'application Employés : seuls les employés actifs sont proposés. En tête de page, vous voyez les montants à valider, à rembourser et déjà remboursés.
Transport, repas, fournitures : montant, catégorie, date et mention TVA comprise.
Brouillon, soumission, puis approbation ou refus, avec un motif si besoin.
Marquez la note remboursée et gardez l'historique de qui a payé quoi.
Voyez d'un coup d'œil ce qui est à valider et ce qui reste à rembourser.
Le parcours type dans Notes de frais, étape par étape.
Choisissez l'employé, la catégorie (transport, repas…), le montant, la date et qui a payé. La note est créée au statut « Brouillon ».
Photo du reçu ou PDF, ajouté ou remplacé tant que la note est en brouillon ou en attente de validation.
« Soumettre » fait passer la note « En attente » : son montant s'ajoute au total « À valider ».
La note passe « Approuvée » ou « Refusée », avec un motif de refus si vous en indiquez un. Brio enregistre qui a traité la note et à quelle date.
Pour une note payée par l'employé, « Rembourser » confirme le versement et la passe « Remboursée ». Une note payée par l'entreprise s'arrête à « Approuvée ».
Une note de frais correspond à une dépense. La catégorie est un texte libre : vous nommez vos postes comme vous en avez l'habitude (transport, carburant, repas client…).
Chaque étape n'est possible qu'à partir de la précédente : on ne peut pas approuver un brouillon ni rembourser une note refusée. Les actions demandent le droit de gérer les RH ; la consultation demande le droit de voir les RH.
La page s'ouvre sur quatre indicateurs, puis sur la liste filtrable par statut. Chaque ligne indique la date, l'employé, la catégorie, qui a payé, le montant et le statut.
Notes de frais partage ses données avec les autres applications Brio : aucune ressaisie, aucun export à bricoler.
Saisie, soumission, validation et remboursement demandent le droit de gérer les RH. En pratique, une personne habilitée (RH, gestionnaire, dirigeant) saisit la note pour l'employé. Vous choisissez qui dispose de ce droit via le rôle de chaque compte utilisateur.
Choisissez « Entreprise » dans « Payé par ». La note suit le même circuit de validation, ce qui garde la trace de la dépense, mais elle n'entre pas dans le montant « À rembourser » et le bouton « Rembourser » ne s'affiche pas.
Une photo (PNG, JPEG, HEIC) ou un PDF, un fichier par note. Vous pouvez le remplacer tant que la note est en brouillon ou en attente de validation ; ensuite il est figé.
Non. « Rembourser » passe la note au statut « Remboursée » pour garder l'historique. Le versement se fait par votre moyen habituel ; enregistrez-le aussi dans Trésorerie si vous voulez le retrouver dans vos dépenses.
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