Finance
Tous vos documents, rangés, versionnés et signés
Une gestion électronique des documents pour centraliser contrats, justificatifs et scans, avec leurs versions successives et leurs signatures.
L'application Documents est la gestion électronique des documents de Brio : un espace unique où vous déposez contrats, justificatifs, photos et scans, en PDF ou en image. Chaque document garde toutes ses versions, peut être protégé par un code d'accès et peut être signé électroniquement par les utilisateurs habilités.
Vous déposez un fichier par glisser-déposer, lui donnez un nom, une catégorie libre (contrat, facture…) et une étiquette de rattachement. Les documents s'affichent en cartes, avec leur numéro de version, leur taille et un badge « Signé » ; filtres par catégorie et recherche permettent de les retrouver. Une nouvelle version s'ajoute sans effacer les précédentes.
Dans l'application Projets, l'onglet Fichiers de chaque projet s'appuie sur ce même espace : les documents qui y sont déposés sont rattachés au projet et figurent aussi sur la page Documents, avec l'étiquette « Projet ».
Déposez une nouvelle version sans perdre les précédentes : chacune s'ouvre et se télécharge séparément.
Les utilisateurs habilités signent une version précise ; le nom du signataire et la date s'affichent.
Protégez un document sensible par un code d'accès, redemandé à chaque consultation.
Chaque projet a son onglet Fichiers, relié à vos documents.
Déposez vos PDF, photos et scans (PNG, JPEG, HEIC).
Le parcours type dans Documents, étape par étape.
Glissez un PDF ou une image, ou parcourez votre ordinateur. Le nom est prérempli à partir du fichier ; ajoutez une catégorie et l'élément auquel il se rattache.
Filtrez par catégorie ou cherchez par nom. La fiche du document liste toutes ses versions, avec leur date, leur taille et un bouton « Ouvrir ».
« Nouvelle version » enregistre le fichier corrigé sous le numéro suivant (v2, v3…). Les versions précédentes restent téléchargeables.
Dessinez votre signature, puis saisissez le code à 4 chiffres reçu par e-mail. La signature, datée, s'affiche sous la version signée.
« Masquer » demande un code de 4 à 6 chiffres. Les autres utilisateurs voient un cadenas et doivent saisir ce code à chaque consultation.
Un document regroupe ses versions successives, numérotées automatiquement. La carte montre la dernière version ; la fiche les présente de la plus récente à la plus ancienne, avec le nom du fichier d'origine, la date et la taille.
La signature se fait en deux temps : l'utilisateur trace sa signature dans un cadre, puis la confirme avec un code à 4 chiffres envoyé à l'adresse e-mail de son compte, valable 5 minutes. Seuls les utilisateurs autorisés à signer voient le bouton « Signer ».
« Masquer » protège un document sensible sans le retirer de la liste. Le code n'est jamais stocké en clair. Seuls l'auteur du dépôt et les administrateurs peuvent masquer, démasquer ou consulter le document sans code.
Les catégories sont libres : vous les tapez au moment du dépôt et elles deviennent des filtres en haut de la page. L'étiquette « Rattaché à », « Général » par défaut, s'affiche sur la carte pour situer le document.
Documents partage ses données avec les autres applications Brio : aucune ressaisie, aucun export à bricoler.
Des PDF et des images (PNG, JPEG, HEIC). Pour un document Word ou Excel, enregistrez-le d'abord en PDF. Chaque nouveau dépôt sur un document existant crée une version supplémentaire.
Non. La signature est faite par un utilisateur connecté à Brio qui a le droit de signer : il dessine sa signature, puis la confirme avec le code envoyé à l'adresse e-mail de son compte.
Elle est conservée. Le document prend le numéro de version suivant, la carte affiche la plus récente, et toutes les versions restent consultables et téléchargeables dans la fiche, avec leurs signatures éventuelles.
Son nom reste dans la liste, avec un cadenas, mais ses versions ne sont pas transmises aux autres utilisateurs tant qu'ils n'ont pas saisi le bon code, et ce code est redemandé à chaque consultation. L'auteur du dépôt et les administrateurs y accèdent sans code.
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