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Brio

Ressources humaines

Employés

Le dossier de chaque collaborateur, à jour

Fiches du personnel, postes, coordonnées et dates d'embauche : la base de toutes les applications RH de Brio.

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Employés, en quelques mots

Employés est le registre du personnel de Brio. Chaque collaborateur y a sa fiche RH : prénom, nom, matricule, poste, e-mail, téléphone, date d'embauche et, le cas échéant, date de départ. Cette fiche sert de base à toutes les applications RH : congés, paie, avances, pointage, évaluations, parc automobile, planification et rendez-vous s'appuient sur elle.

Au quotidien, vous créez une fiche à chaque arrivée et vous la désactivez au départ. Brio enregistre alors la date de départ, conserve tout l'historique et retire l'employé des listes de choix des autres applications. Une erreur ? La fiche se réactive en un clic. Et quand vous concluez un recrutement dans l'application Recrutement, la fiche du nouvel employé est créée pour vous.

La fiche RH est distincte du compte de connexion : un magasinier peut avoir une fiche sans jamais se connecter à Brio. Si un collaborateur doit utiliser l'application, un administrateur l'invite depuis « Comptes utilisateurs » avec un rôle, puis relie ce compte à sa fiche. Ce lien permet notamment d'utiliser le badge QR du compte pour pointer.

Ce que vous pouvez faire

Comment ça marche

Le parcours type dans Employés, étape par étape.

  1. 1

    Créez la fiche

    « Nouvel employé » : prénom, nom et matricule obligatoires (ex. EMP-001), puis poste, e-mail, téléphone et date d'embauche. Un matricule ne peut servir qu'une fois dans l'entreprise.

  2. 2

    Donnez un accès si nécessaire

    Depuis « Comptes utilisateurs », invitez la personne avec son e-mail, son téléphone et un rôle : elle reçoit ses accès par e-mail. Reliez ensuite ce compte à sa fiche (« Compte utilisateur lié »).

  3. 3

    Suivez l'effectif

    La liste affiche le statut Actif ou Inactif de chacun, avec en tête de page l'effectif actif, les arrivées sur 12 mois, les départs et le nombre de postes différents.

  4. 4

    Gérez les départs

    « Désactiver » marque l'employé comme sorti des effectifs et enregistre la date de départ. « Réactiver » annule l'opération et efface cette date.

En détail

Une fiche RH claire

La fiche regroupe l'identité et la situation de chaque collaborateur. Elle s'ouvre en panneau latéral depuis la liste, avec ses coordonnées, sa date d'embauche, sa date de départ éventuelle et son statut.

  • Champs : prénom, nom, matricule, poste, e-mail, téléphone, date d'embauche
  • Date de départ renseignée automatiquement à la désactivation
  • Matricule unique dans l'entreprise : pas de doublon possible
  • Recherche par nom, matricule, poste ou e-mail ; filtre Actifs / Inactifs
  • Export Excel de la liste filtrée

Fiche RH et compte utilisateur

Brio sépare le dossier du personnel des accès à l'application : un employé peut avoir une fiche sans compte, et un compte ne donne accès qu'à ce que son rôle autorise. La page « Comptes utilisateurs » est réservée aux administrateurs.

  • Invitation par e-mail avec un rôle ; la personne reçoit ses identifiants
  • Accès à toutes les applications ou à une sélection d'applications installées
  • Activation ou désactivation d'un compte par un simple interrupteur
  • Changement de rôle réservé au propriétaire du compte entreprise
  • Badge QR personnel pour chaque compte, imprimable depuis « Mon profil »

Le socle des autres applications RH

Congés, Pointage, Notes de frais, Évaluations, Cooptation, Parc automobile, Planification et Rendez-vous ont besoin de l'application Employés. Si elle n'est pas encore installée, Brio l'installe automatiquement avec elles.

  • Bulletins de paie et avances sur salaire rattachés à la fiche
  • Seuls les employés actifs sont proposés dans les listes de choix
  • Une embauche dans Recrutement crée la fiche avec les coordonnées du candidat
  • Le badge QR d'un compte relié à une fiche sert au pointage

Fonctionne avec

Employés partage ses données avec les autres applications Brio : aucune ressaisie, aucun export à bricoler.

Questions sur Employés

Faut-il un compte Brio pour chaque employé ?

Non. La fiche RH suffit pour les congés, la paie, les avances ou la planification. Un compte utilisateur n'est nécessaire que pour les personnes qui se connectent à Brio : il se crée par invitation depuis « Comptes utilisateurs », puis se relie à la fiche.

Que se passe-t-il quand un employé quitte l'entreprise ?

Vous le désactivez : la date de départ est enregistrée, ses bulletins, congés et pointages restent en place, et il n'est plus proposé dans les listes de choix des autres applications. Les fiches ne se suppriment pas depuis l'application, et une réactivation reste possible.

Qui peut consulter et modifier les fiches ?

La consultation demande la permission de voir les données RH ; la création, la modification et la désactivation demandent celle de gérer les RH. Ces permissions se règlent par rôle. La gestion des comptes utilisateurs est réservée aux administrateurs.

Peut-on limiter un utilisateur à certaines applications ?

Oui. Lors de l'invitation, désactivez « Accès à toutes les applications » et cochez uniquement celles que la personne doit utiliser, parmi les applications installées dans votre entreprise.

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