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Finance

Facturation

Facturez et suivez chaque encaissement

Créez vos factures clients, enregistrez les paiements acompte après acompte et voyez à tout moment ce qui reste à encaisser.

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Facturation, en quelques mots

L'application Facturation rassemble toutes vos factures clients, qu'elles soient saisies à la main ou produites par une autre application de Brio : commande livrée, contrat de location restitué ou échéance d'abonnement. Chaque facture garde son total, ce qui a déjà été payé et le reste dû, et change de statut à chaque encaissement.

Pour créer une facture, vous choisissez un client, un projet si besoin, une échéance (30 jours par défaut) et des lignes : un produit du catalogue ou une simple désignation, comme une prestation. Quand le client paie, vous saisissez le montant, le moyen de paiement et une référence ; acompte après acompte, la facture passe « Partiellement payée » puis « Payée ».

Les factures saisies ou issues d'une commande, ainsi que chaque encaissement, passent leur écriture en comptabilité si l'application Comptabilité est configurée. Une facture rattachée à un projet entre dans le calcul de la rentabilité de ce projet.

Ce que vous pouvez faire

Comment ça marche

Le parcours type dans Facturation, étape par étape.

  1. 1

    Créez la facture

    Depuis « Nouvelle facture », ou en un clic depuis une commande livrée, un contrat de location restitué ou un abonnement arrivé à échéance. La facture est numérotée et passe au statut « Émise ».

  2. 2

    Imprimez-la ou enregistrez-la en PDF

    Le modèle A4 reprend vos coordonnées, celles du client, les lignes, le sous-total, les taxes, le total, le montant déjà payé et le reste dû.

  3. 3

    Encaissez

    « Encaisser » propose le reste dû, que vous remplacez par le montant reçu. Ajoutez le moyen de paiement et la référence de la transaction : la facture passe « Partiellement payée » ou « Payée ».

  4. 4

    Corrigez si besoin

    Une facture sans aucun paiement peut être annulée. Après un premier paiement, un avoir motivé réduit le reste dû, sans jamais pouvoir le dépasser.

En détail

Suivi des montants

En tête de page, trois montants résument votre facturation, factures annulées exclues : total facturé, total encaissé et reste à encaisser. La liste se filtre par statut, se recherche par numéro ou par client et s'exporte vers Excel.

  • Statuts suivis : Émise, Partiellement payée, Payée, Annulée
  • Colonne « Reste » en rouge tant que la facture n'est pas soldée
  • Fiche détaillée : barre de progression du paiement, lignes, encaissements et avoirs
  • Dates d'émission et d'échéance visibles dans la liste

Encaissements

Un paiement doit être positif et ne peut pas dépasser le reste dû. Il est enregistré avec son moyen de paiement (espèces, Wave, Orange Money, Free Money, carte, virement, chèque) et sa référence, puis apparaît dans la fiche de la facture avec sa date.

  • Autant de paiements partiels que nécessaire, jusqu'au solde
  • Écriture automatique : caisse pour les espèces, banque pour les autres moyens
  • Facture soldée : une règle d'Automatisation peut notifier un utilisateur ou envoyer un e-mail
  • Aucun encaissement possible sur une facture annulée

Factures issues des autres applications

Brio évite la ressaisie. Une commande client au moins partiellement livrée se facture en un clic, avec ses remises et sa taxe. Une commande ne peut être facturée qu'une fois, sauf si sa facture a été annulée.

  • Commande : lignes au montant net, plus une ligne « Remise » pour la remise globale
  • Commande livrée en partie : la facture porte sur la totalité commandée
  • Location : une seule facture par contrat, générée après la restitution du matériel
  • Abonnement : une facture par échéance, au libellé de l'abonnement

Impression, avoirs et annulation

La facture s'imprime au format A4 ou s'enregistre en PDF depuis le navigateur, avec les coordonnées de l'entreprise renseignées dans les paramètres. Vos notes (conditions de paiement, coordonnées bancaires) s'impriment en bas du document.

  • Annulation possible uniquement tant qu'aucun paiement n'a été enregistré
  • Annulation réservée aux utilisateurs autorisés à supprimer des ventes
  • Avoir numéroté, avec motif, déduit du reste dû
  • La facture ne touche pas au stock : il bouge à la vente en caisse ou à la livraison

Fonctionne avec

Facturation partage ses données avec les autres applications Brio : aucune ressaisie, aucun export à bricoler.

Questions sur Facturation

Puis-je facturer une prestation qui n'est pas dans mon catalogue ?

Oui. Chaque ligne accepte soit un produit du catalogue, soit une désignation libre, avec une quantité et un prix unitaire. Le champ Notes vous permet d'ajouter vos conditions de paiement ou vos coordonnées bancaires, imprimées en bas de la facture.

Mon client paie en plusieurs fois, comment faire ?

Enregistrez chaque versement avec « Encaisser » : le montant proposé est le reste dû, remplacez-le par l'acompte reçu. La facture reste « Partiellement payée » jusqu'au dernier versement, puis passe « Payée ». Tous les versements restent listés dans sa fiche.

Puis-je annuler une facture déjà payée ?

Non. L'annulation n'est possible que si aucun paiement n'a été enregistré. Si la facture a déjà reçu un paiement et que vous devez réduire ce qui reste dû (retour, geste commercial), créez un avoir : son montant, accompagné d'un motif, est déduit du reste à payer.

Comment la TVA apparaît-elle sur la facture ?

Les taxes se choisissent sur les devis et les commandes, parmi celles créées dans Paramètres. La facture générée depuis une commande reprend ce montant de taxe et l'affiche sous le sous-total. Une facture saisie directement depuis « Nouvelle facture » ne comporte pas de taxe.

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