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Louez votre matériel, suivez chaque contrat

Réservation, livraison, restitution et facturation : chaque contrat de location suit son cours, sans tableur.

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Location, en quelques mots

L'application Location sert à louer votre matériel à vos clients : groupe électrogène, sonorisation, chapiteau, outillage… Chaque contrat réunit le client, les articles loués avec leur quantité et leur prix, une date de début et une date de fin prévue. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui est réservé, ce qui est chez le client et ce qui est revenu, sans cahier ni tableur.

Au quotidien, le contrat avance en quelques clics : vous le créez à la réservation, vous cliquez sur « Livrer » quand le matériel part, puis sur « Restituer » à son retour. Brio note la date réelle de chaque étape. Tant que rien n'est parti, une réservation peut être annulée : elle reste consultable dans l'onglet « Annulé ».

Les articles se choisissent dans votre catalogue Produits, avec le prix de vente proposé par défaut et modifiable. Après la restitution, la facture du contrat se génère en un clic : elle rejoint vos factures au statut « Émise » et s'encaisse ensuite comme les autres, dans l'application Facturation.

Ce que vous pouvez faire

Comment ça marche

Le parcours type dans Location, étape par étape.

  1. 1

    Créer le contrat

    Choisissez le client, les dates de début et de fin prévue, puis ajoutez les articles loués avec leur quantité et leur prix. Le contrat démarre au statut « Réservé ».

  2. 2

    Livrer le matériel

    Au départ du matériel, cliquez sur « Livrer » : le contrat passe « En cours » et la date de livraison réelle est enregistrée.

  3. 3

    Enregistrer le retour

    Au retour, cliquez sur « Restituer » et confirmez : le contrat passe « Restitué » avec la date de retour effective.

  4. 4

    Facturer

    Générez la facture du contrat restitué : elle reprend chaque ligne (quantité × prix) et arrive dans vos factures au statut « Émise », prête à être encaissée.

En détail

Le contrat de location

Un contrat regroupe tout ce qu'il faut savoir sur une location. Il doit contenir au moins une ligne d'article, et la date de fin prévue doit tomber après la date de début : sinon Brio refuse l'enregistrement.

  • Client choisi dans votre fichier clients
  • Dates de début et de fin prévue, proposées par défaut sur 7 jours
  • Lignes d'articles : produit, quantité et prix pour la période
  • Notes libres : état du matériel, consignes de livraison…
  • Dates réelles de livraison et de retour ajoutées automatiquement

Suivi et filtres

La liste des contrats se filtre par statut, avec le nombre de contrats dans chaque onglet. La fiche latérale d'un contrat résume les dates prévues et réelles, le détail des lignes avec leur montant et vos notes.

  • Onglets Réservé, En cours, Restitué et Annulé
  • Recherche par nom de client
  • Colonnes : client, début, fin prévue, nombre d'articles, montant
  • Export Excel de la liste affichée

Des étapes dans le bon ordre

Brio fait respecter l'enchaînement des étapes pour éviter les erreurs de manipulation, même quand plusieurs personnes gèrent les contrats.

  • Seul un contrat « Réservé » peut être livré ou annulé
  • Seul un contrat « En cours » peut être restitué
  • Facture possible uniquement après restitution, une seule par contrat
  • Les produits choisis doivent appartenir à votre catalogue

La facture du contrat

La facture générée porte un numéro commençant par FAC-LOC et reprend chaque ligne du contrat. Aucune taxe n'est ajoutée : le total est la somme des lignes, et le reste à payer est égal au total jusqu'aux premiers encaissements.

  • Désignation reprise du produit ou de la description de la ligne
  • Facture rattachée au client et au contrat d'origine
  • Encaissements enregistrés ensuite dans Facturation

Fonctionne avec

Location partage ses données avec les autres applications Brio : aucune ressaisie, aucun export à bricoler.

Questions sur Location

Le prix est-il multiplié par le nombre de jours ?

Non. Chaque ligne vaut quantité × prix saisi, et la facture reprend la somme des lignes. Le prix indiqué correspond donc à toute la durée du contrat : pour trois jours à 10 000 FCFA la journée, saisissez 30 000 FCFA.

La location fait-elle sortir le matériel du stock ?

Non. Le module suit les contrats et leurs dates, mais ne crée aucun mouvement de stock : le matériel loué reste compté dans votre stock. L'onglet « En cours » vous indique ce qui se trouve chez vos clients.

Peut-on annuler un contrat déjà livré ?

Non. L'annulation n'est possible que pour un contrat « Réservé », avant la livraison. Une fois le matériel parti, le contrat se termine par la restitution. Un contrat annulé reste consultable dans l'onglet « Annulé ».

Qui peut gérer les contrats ?

Créer, livrer, restituer, annuler et facturer demandent le droit de créer des ventes ; consulter la liste demande le droit de voir les ventes. Vous contrôlez l'accès par les rôles de vos employés. Les contrats se gèrent aussi depuis l'application mobile Brio.

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