Productivité
Quand ceci arrive, Brio fait cela
Des règles « quand… alors… » pour notifier la bonne personne ou envoyer un e-mail automatiquement, sans code.
Automatisation vous permet d'écrire des règles simples du type « quand ceci arrive dans Brio, fais cela ». Par exemple : quand un ticket est créé, prévenir le responsable du service client ; quand une facture est entièrement payée, envoyer un e-mail au comptable. Une fois la règle active, Brio l'applique à chaque fois, sans que personne n'ait à y penser.
Cinq événements peuvent déclencher une règle : la création d'un ticket d'assistance, le changement de statut d'un ticket, une nouvelle demande de congé, une opportunité gagnée dans le CRM et une facture payée. L'action est soit une notification à un utilisateur de Brio, soit un e-mail envoyé à l'adresse de votre choix.
Le message peut reprendre les données de l'événement, comme le numéro ou le sujet du ticket, grâce à des balises {{champ}}. Chaque déclenchement est journalisé, réussi ou en échec, pour vérifier que vos règles font bien leur travail.
Ticket créé ou modifié, demande de congé, opportunité gagnée, facture payée.
Alertez un utilisateur dans Brio ou envoyez un e-mail à n'importe quelle adresse.
Insérez les données de l'événement dans le message avec {{champ}}.
Vérifiez quand chaque règle s'est déclenchée.
Le parcours type dans Automatisation, étape par étape.
Cliquez sur « Nouvelle règle » et donnez-lui un nom parlant, par exemple « Alerter le responsable SAV ».
Dans « Quand… », sélectionnez l'événement : ticket créé, statut d'un ticket modifié, demande de congé créée, opportunité gagnée ou facture payée.
Dans « Alors… », notifiez un utilisateur ou envoyez un e-mail à une adresse, puis rédigez le message avec les balises {{champ}} utiles.
La règle est active dès sa création. Un interrupteur la met en pause ; son détail liste ses dernières exécutions, « Réussie » ou « Échec ».
Chaque déclencheur transmet ses propres informations, que vous insérez dans le message entre doubles accolades. Une balise qui ne correspond à aucune donnée est simplement laissée vide.
La notification arrive dans les notifications Brio de l'utilisateur choisi et, s'il utilise l'application mobile, sur son téléphone. L'e-mail part vers l'adresse saisie, avec le nom de la règle comme objet et votre message comme contenu.
La liste résume chaque règle sous forme de scénario, déclencheur puis action, avec son interrupteur d'activation. Le détail d'une règle montre son message et ses 100 dernières exécutions, datées, avec le message d'erreur en cas d'échec.
Automatisation partage ses données avec les autres applications Brio : aucune ressaisie, aucun export à bricoler.
Non. Une règle se crée dans un formulaire : un nom, un déclencheur choisi dans une liste, une action et un message. Les données de l'événement s'insèrent avec des balises comme {{sujet}}.
Cinq aujourd'hui : un ticket créé, le statut d'un ticket modifié, une demande de congé créée, une opportunité gagnée et une facture qui passe au statut payée après un paiement.
Ouvrez la règle : ses dernières exécutions sont listées avec la date et l'heure, le résultat « Réussie » ou « Échec » et, en cas d'échec, le message d'erreur.
Oui, avec l'interrupteur « Active » de la liste. Une règle désactivée ne se déclenche plus, et reprend dès que vous la réactivez.
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